Оборот денег на предприятии достаточно жестко регулируется нормами закона. Каждая копейка, поступившая в кассу организации, и каждая копейка, покинувшая кассу, должна найти отражение в финансовой документации.
Не менее жесткие установлены правила оформления приходного кассового ордера, по которому выручка передаётся бухгалтеру из кассы, и расходного ордера, по которому деньги выдаются сторонним лицам, то есть, расходуются фирмой.
Приходный кассовый ордер
Приходный ордер представляет собой подтверждение отчёта кассира, который в конце определённого периода передаёт выручку из кассы бухгалтеру предприятия.
Бухгалтер проверяет отчёт, пересчитывает денежные средства и составляет приходный ордер – документ, подтверждающий законность получения этих денег компанией. В приходном ордере указывается сумма выручки и основание получения её (данные из отчёта кассира).
Любые средства, поступающие в бухгалтерию предприятия извне, должны оформляться приходным ордером.
В конце отчётного периода, соотнеся данные из всех приходных и расходных ордеров, можно сделать вывод, как об эффективности работы компании, так и рассчитать полученную прибыль и некоторые виды налогов и сборов.
Условия и правила оформления приходного кассового ордера
Оформление приходного ордера должно происходить по строго регламентированным правилам. Не соответствующий этим правилам документ может быть признан недействительным, что будет считаться нарушением в сфере бухгалтерской отчётности предприятия.
Не допускается помарок, исправлений и дополнений в документах, имеющих отношение к денежным средствам в обороте компании. Если ошибка или исправление допущены, ордер нужно составить заново.
Ордер должен быть подписан как лицом, принявшим деньги, так и главным бухгалтером, а в некоторых случаях - руководителем компании.
Каждый ордер, как расходный, так и приходный, фиксируется в специальной книге – журнале учёта ордеров, который ведётся бухгалтерией. Каждый новый отчётный период (обычно, каждый год), журнал обновляется и нумерация ордеров в нём начинается сначала.
Приходные ордера, как и расходные, - документы кратковременного действия. Приходный ордер действителен и должен быть зарегистрирован и подписан только в тот день, который указан как дата его составления.
Не допускается проведение бухгалтерских операций по недействующим ордерам. Это тоже серьёзное нарушение в составлении бухгалтерской отчётности.
Кассир, который передаёт бухгалтеру выручку и подписывает ордер, на руки выдаётся подтверждение – квитанция о передаче денежных средств, которая служит доказательством того, что кассир надлежаще исполнил предписанную ему обязанность.
