В период деятельности предприятия им заключается огромное количество соглашений.
В первую очередь необходимо напомнить о требовании законодательства Российской Федерации к оформлению договоров о найме.
Второй разряд соглашений можно назвать коммерческим.
Они подписываются компанией с контрагентами, которые, по условиям соглашения, являются плательщиками.
Следующий разряд договоров – это соглашение с поставщиками.
Кроме этого, в крупных компаниях возможно более детальное подразделение на категории.
Это связано с тем, что у некоторых организаций есть несколько видов деятельности.
Для облегчения работы с документами (договорами) необходимо производить их учет, соответственно, их нужно регистрировать.
Регистрация договоров своей редакции
Если предприятие использует в своей деятельности типовые договора в своей редакции, регистрация проводится следующим образом: каждый договор имеет свой уникальный номер. Подписанные соглашения регистрируются в журнале. Поэтому, при издании документа ему нужно изначально присвоить номер, которым будет следующим в этом журнале.
Журнал учета договоров разрабатывается каждой компанией отдельно. Примеры листов журнала можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками внизу страницы.
Среди обязательных граф можно отметить следующие:
-
в первую очередь, это порядковый номер регистрационной записи;
-
затем указывается номер контрагента. Он может иметь как цифровое, так и буквенное обозначение. Это удобно при шифровании его статуса (покупатель, поставщик, работник и так далее).
Кроме этого, естественно, нужно указать дату издания соглашение и полное название контрагента. Допускается введение граф для указания предмета соглашения, срока действия, стоимости и так далее. Необходимо указывать, за чьей подписью этот договор был издан. Кроме этого можно вписать ответственный отдел.
Регистрация соглашений чужой редакции
Данный случай предполагает следующий факт – номер договора присваивается контрагентом, поэтому он не будет совпадать с регистрационной записью. Исправлять номер нельзя. Для регистрирования можно использовать следующий механизм. На обратной стороне последнего листа соглашения ставиться штамп. На этом штампе должны быть графы, которые заполняются вручную ответственным делопроизводителем. Этими данными являются дата регистрации и регистрационный номер.
Данные о таких договорах также вносятся в журнал. Процедура его заполнения идентична той, которая описана в предыдущем разделе. Отличие заключено в наличии графы для указания номера соглашения, который был присвоен контрагентом.
Хранятся договора в архиве. Для того чтобы облегчить поиск необходимого документа, все подписанные и зарегистрированные соглашения раскладываются по категориям. Так, например, в одном месте не хранят договора о найме, купле-продаже, аренде, поставках сырья и так далее.
