Вы составили штатное расписание для вашей организации, теперь его необходимо утвердить.
Как это сделать расскажем ниже.
Составляем приказ
Итак, приказ утверждения штатного расписания, по сути своей, является стандартным приказом для организации. В нем вы указываете, что вы согласны со штатным расписанием, оно составлено правильно и утверждаете факт его существования. Также вы указываете, сколько единиц оно содержит и с какого числа вы вводите его в действие.
Данный этап не является обязательным, но лучше его провести. Таким образом, вы проверяете, что все составлено правильно, что все сделано по закону, тем самым вы обезопасите себя от того, что впоследствии по этого документа могут возникнуть споры, которые могут довести до суда.
Если все нормально и все правильно, вы ставите под проектом свою «визу». В «визе» вы указываете следующую информацию: какое должностное лицо его подписало, ставите подпись, делаете ее расшифровку и обязательно указываете какого числа проект был согласован.
«Визу» вы ставите в зависимости от результата проведения проверки, то есть вы можете согласиться, не согласиться или оставить свои замечания. Все замечания должны быть обязательно исправлены и, в зависимости от их объема, решается вопрос о повторном визировании. Если замечаний много или они объемные, то после исправление документа «визу» ставят повторно.
Если замечания были не очень существенные, смысл документа от исправлений не изменился, то заново ставить «визу» нет необходимости.
Если все замечания сделаны, документ приведен в полный порядок и согласован, то главный руководитель вашей организации подписывает приказ. Также как и в случае с «визой», пишете должность того, кто подписывает приказ, он расписывается, делает расшифровку своей подписи и ставит печать. После этого документ уходит на регистрацию.
Регистрация и утверждение штатного расписания
Регистрируем наше штатное расписание в специальном документе. Как правило, им является специальный журнал. Согласно порядку в журнале ему ставится номер, который указывается и в журнале и на самом документе.
Следующим шагом является гриф утверждения. Грифом является слово «Утверждено». Также обязательно необходимо указать, каким документом было утверждено штатное расписание, падеж при этом употребляем творительный. Ставит число и расписываемся.
Утвержденный и подписанный документ отправляется на хранение или как иначе это называется «в дело». Хранится документ постоянно, по крайней мере, пока срок его действия не кончится.
Вот в принципе и все.
