Трудовая книжка предназначена для фиксирования фактов и периодов профессиональной деятельности сотрудника.
За свою трудовую деятельность граждане получают взыскания, поощрения, награды. Многие из граждан многократно меняют место работы. Многие компании переживают реорганизацию, реструктуризацию, смену формы собственности и так далее.
Кроме того, весь путь карьерного роста сотрудника отображается в трудовой.
Количество граф и строк в соответствующем разделе ограничено. Когда трудовая книжка подошла к концу, неопытные кадровики встают перед вопросом: «А что же делать дальше?». Первое, что приходит на ум – это завести новую, но это запрещено законодательными актами Российской Федерации. О единственном способе выхода из сложившейся ситуации читайте дальше в этой публикации.
Заводим вкладыш в трудовую книжку правильно
Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку? Он несет в себе одну единственную функцию – увеличивает объем граф и строк. Давно прошло то время, когда было нормой делать записи поверх старых. Иногда старая запись зачеркивалась, иногда – нет. В целях наведения порядка, такой метод ведения документации запрещен.
Поэтому необходимо приобрести вкладыш, заполнить его титульный лист и производить дальнейшие хронологические записи. Приобретение данного документа должно ложиться на предприятие-работодателя. И хотя часто кадровики просят предоставить его работника, это не является правильным.
Вкладыш, как и книжка, имеет уникальный порядковый номер. Эта мера позволяет избежать фальсификаций. Поэтому, приобретать такой документ нельзя у случайного продавца. Изготавливать и распространять его имеют право только специализированные организации. Работодатель знает о их существовании и приобретает эти документы на основании подписанного договора.
Существуют компании, которые требуют возместить стоимость вкладыша методом удержания из заработной платы работника. Следует понимать, что без согласия второго ни одно удержание не может быть произведено. Поэтому первое, что должен сделать работодатель – это попросить написать соответствующее заявление.
Оформление вкладышей, ведение записей, прошивка
Первое, что следует заметить, что идентифицирующие данные во вкладыши должны совпадать с данными трудовой книги. В трудовой книге должна стоять отметка с серией и номером вкладыша, который является ее продолжением.
Количество дополнительных документов может быть любым (закончился вкладыш – заводится новый).
Данные, указанные во вкладышах имеют юридическую силу только при наличии первичных трудовых книжек.
По поводу прошивки можно заметить, что это как минимум – удобно. Для этого лучше использовать хлопковую нить (десятку). Законодательством не оговорено место, в которое вшиваются вкладыши.
Это определяет кадровый сотрудник. Как правило, пользуются серединой в силу того, что это технически удобнее. Исходя из информативности, лучше это производить в конце трудовой книжки.
